Правильное ведение кассовой книги

Кассовая книга являет собой специальную форму, в которой отражаются все операции, связанные с наличными деньгами. В ней учитывается каждое поступление и выдача денег. Осуществлять ведение кассовой книги должен кассир. В любой организации теоретически должна быть лишь одна такая книга. При этом листы её пронумеровываются, прошнуровываются, на них ставится печать организации. В конце книги делается запись о количестве пронумерованных страниц, где главный бухгалтер и руководитель предприятия ставят свои подписи. Однако иногда организации, которые имеют свои подразделения (представительства, филиалы), не могут обходиться единой кассовой книгой, т.к. очень тяжело, а в некоторых случаях и вовсе невозможно каждый день привозить всю выручку и соответствующие кассовые документы в главный офис. Кроме того, на самом первом листе кассовой книги есть строка, предназначенная для указания структурного подразделения организации. Это служит косвенным доказательством того, что возможно отдельное ведение кассовой книги каждым подразделением.

Записи отчёта кассира должны делаться в двух экземплярах (через копировальную бумагу). При этом ведение кассовой книги предусматривает, что первый экземпляр остаётся в ней, а второй служит непосредственным отчётом кассира. Экземпляры отмечены одинаковым порядковым номером. Порядок ведения кассовой книги запрещает любые подчистки и исправления, которые не были оговорены. Однако после того как ошибка оговорена, могут быть сделаны исправления, которые должны быть обязательно заверены (подписаны) главным бухгалтером и кассиром.

Ведение кассовой книги обуславливает тот факт, что все записи должны быть занесены сразу после выдачи или поступления денег в кассу. По окончанию рабочего дня кассир проводит подсчёт итогов по всем операциям за день, выявляет остаток в кассе денежных средств и вместе с расходными и приходными кассовыми ордерами передаёт отчёт в бухгалтерию. Получив от кассира все необходимые документы, бухгалтеру необходимо расписаться на основном экземпляре книги.

Ведение кассовой книги должно быть ежедневным. При этом во внимание необходимо принимать оставшееся количество денег в кассе на конец каждого дня. Необходимо сказать, что бухгалтеры и прочие счетные работники, которые обладают правом подписи документов кассы, не должны выполнять обязанности кассира. Что касается контроля за соблюдением правильного ведения книги, то его следует осуществлять главному бухгалтеру.

Как к организациям, так и к индивидуальным предпринимателям банки предъявляют требования устанавливать лимит остатка финансовых средств в кассе. Все суммы, превышающие этот установленный лимит, должны быть сданы кредитной организации. Именно поэтому банки и требуют, чтобы абсолютно все соблюдали ведение кассовой книги. ИП при этом рассматривается наравне с любой другой организацией. Однако это не совсем правильно, т.к. предпринимательские деньги не отделены от личных. Поэтому законодательством не установлено никаких ограничений на их трату.

Тем не менее, как сотрудники кредитных организаций, так и работники налоговой инспекции считают, что деятельность предпринимателя должна быть урегулирована такими же законами, как и работа всех юридических лиц. При этом в процессе снятия с налогового учёта или во время проверки отчётности ИП налоговые службы могут потребовать предъявление кассовой книги. Настаивая на своем, нередко налоговые инспекторы упоминают ответственность и штрафы. На самом же деле ИП несёт ответственность лишь при нарушении требуемого порядка выполнения кассовых операций, но никак не за отсутствие кассовой книги.