Понятие «оперативный учет»

Оперативный учет – это процесс, при котором с целью постоянного руководства проводится наблюдение и регистрация каждого отдельного явления финансово-хозяйственной деятельности. С его помощью в организациях обеспечивается контроль выполнения определённых производственных заданий или операций. Информация, которую предоставляет оперативный учёт, необходима для разработки и принятия многих эффективных управленческих решений.

Данному виду учёта свойственна быстрота получения данных. Источниками информации могут выступать документы (счета, договоры и др.) или сведения, полученные по электронной почте, по факсу, а также устно.

Ведя оперативный учёт, можно использовать трудовые, натуральные и денежные измерители. При этом основной его целью является контроль за правильным расходованием и образованием фондов денежных средств, за выполнением планов. Оперативный учёт следит за рентабельностью и прибыльностью организации, пресекает расточительство и бесхозяйственность, проверяет своевременность внесения в бюджет платы за оборотные и основные средства.

Данные, полученные в ходе оперативного учёта, очень важны, т.к. они способствуют улучшению управления на предприятии. Ведь на самом деле только при наличии отчётных данных возможно разумное и грамотное использование средств организации, постоянное изучение путей сокращения непроизводительных расходов, проведение различных мероприятий, основным направлением которых выступает повышение производительности труда и снижение стоимости выпускаемой продукции.

Оперативный учёт чем-то схож с бухгалтерским. Отличие заключается только в том, что в последнем отражаются лишь уже произошедшие операции, а первый включает ещё и ожидаемые события. Часть учета, в котором отражаются предстоящие события, называется оперативным планированием. Бухгалтеры его не касаются, а вместе с тем, это очень значимая область учётной деятельности предприятия. Основанием для оперативного планирования служат текущие прогнозы, а также документы, которые предвещают хозяйственные события. Например, для торгового отдела предприятия такими документами могут выступать договоры на поставку или выписанные клиентом счета. При этом руководителю отдела следует скоординировать деятельность организации так, чтобы на момент планового отпуска заказа в наличии были все необходимые товары. Для финансового отдела основанием для оперативного планирования могут быть, к примеру, выставленные счета, приказы о выплате пособий, авансов, премий и т.д. При этом работа остальных подразделений организации должна быть спланирована, чтобы нехватка денежных средств в кассе предприятия или на банковских счетах была исключена.

Таким образом, получается, что оперативный учёт охватывает самые разносторонние явления и в то же время предоставляет различные показатели. Например, именно с помощью этого вида учёта получают данные о выполнении плана производства продукции, об использовании оборудования и рабочей силы, о соблюдении договоров поставки с покупателями, заказчиками и поставщиками и др.

Однако основное дело оперативного учёта – это все же обеспечение наиболее скорого контроля. Именно поэтому данные учёта в большинстве случаев фиксируются как можно проще, в некоторых случаях они и вовсе не регистрируются, иногда сведения получают в ходе непосредственного личного наблюдения. Такая организация оперативного учёта позволяет обеспечить руководству возможность вмешиваться в процесс хозяйственных операций в момент их осуществления.

Вести оперативный учёт в организации просто необходимо, потому что именно он позволяет оценить результаты её деятельности путём сопоставления фактических и плановых показателей.